Đối tượng sử dụng Thư viện Học viện Ngoại giao được chia thành các nhóm bạn đọc như sau:
- Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh của Học viện Ngoại giao;
- Nhóm giảng viên, cán bộ, nhân viên của Học viện Ngoại giao;
- Nhóm cán bộ của Bộ Ngoại giao;
- Nhóm bạn đọc khác.

Điều 1: Thu thập thông tin
1.1. Thu thập tự động
Như mọi website hiện đại khác, website Thư viện Học viện Ngoại giao sẽ thu thập địa chỉ IP và các thông tin web tiêu chuẩn khác của bạn như: loại trình duyệt, các trang bạn truy cập trong quá trình sử dụng dịch vụ, thông tin về máy tính & thiết bị mạng v.v… cho mục đích phân tích thông tin phục vụ việc bảo mật và giữ an toàn cho hệ thống.
1.2 Thu thập thông tin của Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh của Học viện Ngoại giao
Chúng tôi tiếp nhận, sử dụng và lưu trữ thông tin của Nhóm bạn đọc này (mã sinh viên, họ và tên, Ngày tháng năm sinh, địa chỉ email, số điện thoại liên hệ,...) từ hệ thống dữ liệu của Ban Đào tạo Đại học và Sau Đại học, Học viện Ngoại giao.
1.3. Thu thập thông tin của Nhóm cán bộ của Học viện Ngoại giao và Nhóm cán bộ của Bộ Ngoại giao
Thông tin của nhóm bạn đọc này được các đơn vị của Học viện Ngoại giao và Bộ Ngoại giao tập hợp và cung cấp cho Thư viện theo định kỳ hằng năm.
1.4. Thu thập thông tin của Nhóm bạn đọc khác
Các thông tin do bạn cung cấp cho chúng tôi trong quá trình đăng ký thành viên như mã định danh công dân, họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ email, số điện thoại… sẽ được chúng tôi lưu trữ phục vụ công việc phục vụ bạn sử dụng Thư viện Học viện Ngoại giao.

Điều 2: Lưu trữ & Bảo vệ thông tin
Hầu hết các thông tin được thu thập sẽ được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu của chúng tôi.
Chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn đọc bằng các hình thức như: mật khẩu, tường lửa, mã hóa cùng các hình thức thích hợp khác và chỉ cấp phép việc truy cập và xử lý dữ liệu cho các đối tượng phù hợp, ví dụ chính bạn hoặc các nhân viên có trách nhiệm xử lý thông tin của bạn thông qua các bước xác định danh tính phù hợp.
Mật khẩu của bạn được lưu trữ và bảo vệ bằng phương pháp mã hoá trong cơ sở dữ liệu của hệ thống để đảm bảo an toàn. Mật khẩu của bạn là cách duy nhất để bạn đăng nhập vào tài khoản thành viên Thư viện của mình trong website này. Trong mọi trường hợp, bạn không nên cung cấp thông tin mật khẩu cho bất kỳ người nào hay bất kỳ người thứ ba nào khác trừ khi bạn hiểu rõ các rủi ro khi để lộ mật khẩu.
Nếu quên mật khẩu, bạn có thể liên hệ với bộ phận kỹ thuật qua địa chỉ email liên hệ thông báo trên website của Thư viện Học viện Ngoại giao. Để thực hiện việc này, bạn cần phải cung cấp cho bộ phận kỹ thuật biết tên đăng nhập , địa chỉ email đang sử dụng của mình trong tài khoản. Sau đó, bộ phận kỹ thuật sẽ tạo cho bạn mật khẩu mới và gửi hướng dẫn đăng nhập đến cho bạn.

Điều 3: Sử dụng thông tin
Chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để:
- Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và phục vụ bạn đọc.
- Xử lý khiếu nại, giải quyết sự cố.
- Ngăn chặn các hành vi có nguy cơ rủi ro, bị cấm hoặc bất hợp pháp và đảm bảo tuân thủ đúng chính sách “Thỏa thuận người dùng”.
- Cải tiến dịch vụ, nội dung và hình thức của website.

Điều 4: Tiếp nhận thông tin từ các đối tác
Khi sử dụng các công cụ giao dịch và thanh toán thông qua internet, chúng tôi có thể tiếp nhận thêm các thông tin về bạn như tên đăng nhập, địa chỉ cư trú email, số tài khoản ngân hàng... Chúng tôi sẽ kiểm tra độ chính xác của những thông tin này dựa trên cơ sở dữ liệu người dùng của chúng tôi nhằm xác thực rằng bạn có phải là bạn đọc của chúng tôi hay không, qua đó giúp cho việc thực hiện các dịch vụ cho bạn được thuận lợi.
Các thông tin tiếp nhận thêm sẽ được chúng tôi bảo mật như những thông tin mà chúng tôi thu thập được trực tiếp từ bạn.

Điều 5: Chia sẻ thông tin với bên thứ ba
Chúng tôi sẽ không chia sẻ thông tin cá nhân của bạn cho các bên thứ 3 trừ khi được sự đồng ý của chính bạn, hoặc khi chúng tôi buộc phải tuân thủ theo các quy định pháp luật, hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Điều 6: Thay đổi chính sách bảo mật
Chính sách bảo mật này có thể thay đổi theo thời gian hoặc sự phát triển của tình hình. Chúng tôi sẽ không giảm bớt quyền của bạn theo Chính sách bảo mật này mà không có sự đồng ý rõ ràng của bạn. Chúng tôi sẽ đăng công khai bất kỳ thay đổi nào trong Chính sách bảo mật của chúng tôi trên trang thông tin điện tử này. Nếu những thay đổi lớn và quan trọng, chúng tôi sẽ thực hiện các hình thức thông báo dễ nhận biết hơn, chẳng hạn nhưthông báo bằng email về các thay đổi trong Chính sách bảo mật liên quan đến một số dịch vụ nhất định.